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segunda-feira, 7 de setembro de 2009

O QUE SIGNIFICA SER GERENTE

A falta de compreensão de qual é o trabalho de um gerente está tão ampliada - entre os próprios gerentes e entre os que pagam seus salários - que vale a pena analisar esta situação.

Em muitas empresas, particularmente nas pequenas e médias, com frequência encontramos um denominador comum: tarefas gerenciais que não são desenvolvidas adequadamente, diretores descontentes com os resultados obtidos por seus gerentes, e gerentes que não compreendem claramente qual é o seu trabalho. A falta de compreensão de qual é realmente o trabalho de um gerente está tão ampliada - entre os próprios gerentes e entre os que pagam o seu salário - que vale a pena analisar esta situação.
A supervisão
As organizações existem para executar as tarefas. Estas tarefas conduzem a alcançar metas e objetivos - um dos quais é ganhar dinheiro, nas organizações com fins lucrativos. Para atingi-las são necessárias diversas coisas: uma definição clara do negócio, uma estratégia adequada para cada negócio empregado, uma estrutura adequada para executar esta estratégia, e pessoas competentes que realizam de modo apropriado as tarefas para as quais foram contratadas.
Nas organizações mais simples não existe a função da supervisão. É constituída de apenas uma pessoa que executa todas as funções; este é o caso de um posto de venda de cachorro quente. Quando na organização trabalha mais de uma pessoa existe a função de supervisão, provavelmente a mais importante em organizações compexas.

Um supervisor é uma pessoa que não apenas é responsável pelo seu próprio trabalho, como também pelo trabalho realizado por seus subordinados. O cargo formal de um funcionário pode ter qualquer nome: chefe, gerente, gerente geral ou presidente. Porém se tiver pessoas a seu cargo e deve responder pelo trabalho deles, essa pessoa é um supervisor.
O que esperam as organizações dos capatazes, supervisores, chefes, gerentes e presidentes que contratam? Muitas vezes não o sabem realmente. Porém as tarefas de todo o chefe incluem:
  1. Saber claramente qual é o seu próprio trabalho, e o contexto amplo no qual devem desenvolvê-lo. Isso lhes permite delegar adequadamente tarefas a seus subordinados.
  2. Desenvolver um plano para alcançar seus objetivos.
  3. Delegar tarefas a seus subordinados, tendo em conta suas capacidades, impondo-lhes limites para seu desempenho, e especificando os parâmetros necessários: que devem fazer, para quando, em qual marco de políticas, procedimentos, etc... e que recursos poderão empregar.
  4. Establecer mecanismos de controle sobre o desenvolvimento das tarefas encomendadas.
  5. Treinar e ajudar a desenvolver seus subordinados.
  6. Avaliar a efetividade de cada um dos seus subordinados.
  7. Realizar as ações de suporte como selecionar aos seus colaboradores, treiná-los, e premiá-los ou sancioná-los nos casos pertinentes.
  8. Fazer-se responsáveis pela sua própria tarefa, e a de seus subordinados, perante seus superiores.

Estes oito pontos referem-se a responsabilidades. E em efetivo, aos supervisores se são pagos para serem responsáveis para que o trabalho se realize de modo adequado, em tempo e forma.
A Clareza da Tarefa
Ninguém pode fazer seu trabalho adequadamente se não está claro qual é esse trabalho. O encarregado de aclarar qual é o trabalho de uma pessoa é o seu chefe, e esta responsabilidade é indelegável. Quando o chefe não explica adequadamente o marco das tarefas ou não as delega de modo adequado, o subordinado pode terminar fazendo o que pode ou o que quer. E a efetividade da organização é afetada significativamente.
O planejamento
O conceito de planejamento é simples: um plano é a forma na qual uma pressoa acredita que se pode alcançar um objetivo. A partir da missão da organização e da função, dos objetivos gerais da área e dos recursos disponíveis, o supervisor estabelece como pretende alcançar esses objetivos, e distribui recursos e responsabilidades. Para isso é requerido ter conhecimento sobre as capacidades dos subordinados. A tarefa de planejamento não pode ser delegada aos subordinados. O planejamento é uma tarefa individual do supervisor, que logo deverá ser responsável por ela perante seu próprio chefe.
A distribuição de tarefas
Esta é outra capacidade básica de qualquer supervisor. Todo chefe deve ser capaz de delegar claramente tarefas a seus subordinados definindo o que há de ser feito, para quando, como, com que recursos e dentro de quais limites. Os subordinados não podem fazer algo diferente ao designado pelo chefe, a menos que o discuta previamente com ele por algum motivo razoável.

Os chefes podem discutir a distribuição de tarefas com seus subordinados, e todos o fazermos cotidianamente, especialmente para dar o contexto da tarefa e para assegurarmos que a tarefa está ao alcance das capacidades do colaborador ou ajude a desenvolvê-las. Porém quando um superior delega uma tarefa a um subordinado e este a aceita, a responsabilidade do subordinado é fazê-la ser cumprida no tempo, forma e dentro dos limites especificados pelo seu supervisor.
O Controle
O supervisor deve controlar adequadamente as tarefas delegadas. Para isso se requer informação confiável que lhe permita ver como vão as coisas, e corrigir no caminho os erros se for necessário.

No trabalho cotidiano, frequentemente temos que fazer ajustes de muitos tipos: estabelecer modificações na tarefa, designar mais ou menos recursos, ajustar os tempos, etc.

Os mecanismos de controle também servem para que os subordinados estejam a par do que está se passando. Para isto, se requer uma comunicação ampla e honesta nos dois sentidos.

Em muitas organizações os problemas de comunicação interfuncional são cotidianas. A experiência diária mostra exemplos de comunicação superior - subordinado infrequentes, estreitos, parciais e inclusive desonestos, o que restringe de modo extraordinário a possibilidade do controle efetivo das tarefas designadas.
O desenvolvimento dos Subordinados
Todo chefe é responsável pelo o que os seus subordinados desenvolvem cotidianamente. Esta responsabilidade não é assumida em todos os casos. O supervisor deve ajudar a seus subordinados a melhorar seus conhecimentos, atitudes e condutas. A palavra adequada para descrever esta responsabilidade gerencial é a de "coaching" (treinamento), ao estilo dos treinadores desportivos que ajudam construtivamente o crescimento contínuo das pessoas que tem a seu cargo.

Dentro das diferentes tarefas de um gerente, o desenvolvimento dos subordinados é uma das mais importantes. Também é, provavelmente, a que requer mior maturidade do gerente, e melhor qualidade de comunicação com o seu pessoal. Um gerente que não pode comunicar-se adequadamente com seus subordinados, dificilmente poderá contribuir de forma positiva e honesta a melhorar seu desenvolvimento.
A Avaliação de seus Subordinados
A capacidade de avaliar a efetividade do trabalho de seus subordinados é um aspecto chave do trabalho de um chefe.

Deve-se avaliar a qualidade do trabalho, as condições nas quais ela se realizou, a iniciativa e criatividade, a capacidade para trabalhar grupalmente e outros aspectos. Esta é a primeira metade da responsabilidade da avaliação.

A segunda metade desta tarefa gerencial se relaciona com a retroalimentação que se oferece a seus subordinados sobre a forma na qual estao fazendo seu trabalho. Este feedback, que é realmente a base do desempenho de um bom gerente, relaciona-se com múltiplos aspectos da relação entre superior e subordinado.

Permite apreciar os esforços que fazem as pessoas para cumprir com seu trabalho, e os estimula a melhorar. Também afeta não só o desenvolvimento, o progresso - e o saldo - dos subordinados, mas também sua valorização pessoa e sua auto-estima.

Quando as tarefas de avaliação são realizadas adequadamente, na realidade formam parte do processo de desenvolvimento contínuo dos subordinados: são construtivas e ajudam ao subordinado a crescer na sua coluna, em um contexto de intercâmbio contínuo e honesto de informação.
A responsabilidade
Os gerentes são pagos, em última instância, para serem responsáveis pela sua própria tarefa - e dos seus subordinados - perante seus superiores.

Condutas tais como atribuir a falta de efetividade aos que "não querem aprender" ou " não entendem as razões", são inaceitáveis no estrato gerencial. Os problemas no desempenho de subordinados são responsabilidade do gerente sempre que, além da responsabilidade por este desempeho, este gerente tenha a autoridade necessária para poder assumí-la.
Avaliando gerentes
Quando se avalia a efetividade do trabalho gerencial, a princípio se analisam os pontos mencionados mais acima: para que existe o posto, quais são suas principais responsabilidades e quais são os principais desafios atuais para a posição.

Logo se analisam três aspectos essenciais da coluna: a qualidade do precesso gerencial, a qualidade de designar as tarefas, e a forma na qual se conduz o desenvolvimento dos subordinados. Em conjuntos, esta avaliação permite ver se os gerentes da organização compreendem claramente qual é o seu trabalho, se as tarefas gerenciais são efetuadas adequadamente, e se há impedimentos importantes para que a organização obtenha resultados de qualidade.

Quando o desempenho dos chefes e gerentes continua deixando os diretos descontentes, uma análise de processos gerenciais será a ferramenta adequada para que os diretores da organização compreendam o que se está falando, e possam gerar alternativas para melhorar a efetividade e a produtividade da organização.

Por: Dr. Edgardo Filho
Publicado em: Seguranca-LA.Com.Br - Fórum de Profissionais latino-americanos de Segurança

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