A ADMINISTRAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

v     Administração  »» É o processo de trabalhar com pessoas e recursos para realizar objetivos organizacionais. Os bons gestores fazem essa coisa eficaz e eficientemente. Ser eficaz é atingir os objetivos organizacionais. Ser eficiente é atingir os objetivos com um mínimo de perda de recursos, isto é, fazer o melhor uso possível do dinheiro, de tempo, materiais e de pessoas. Alguns gestores falham em ambos os critérios, ou focalizam um deles em detrimento do outro. Os melhores gestores mantêm uma focalização clara tanto na eficácia quanto na eficiência.

Como fazer para serem eficazes e eficientes?

                 O processo de administração adequadamente executado envolve ampla variedade de atividades que incluem planejar, organizar, liderar e controlar.

v     Planejar »» É especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as ações apropriadas que devem ser executadas para atingir esses objetivos. As atividades de planejamento incluem a análise da situação atual, a antecipação do futuro, a determinação de objetivos, a decisão sobre em que tipos de atividades a organização deverá se engajar, a escola de estratégias corporativas e de negócios, e a determinação dos recursos necessários para atingir as metas da organização.

            Os planos são desenvolvidos para as organizações como um todo. Para unidades de trabalho específicas e para os indivíduos. Esses Planos podem cobrir longos períodos de tempo (3, 5 ou mais de 10 anos) ou um pequeno horizonte temporal (dias ou semanas). Podem ser bastante genéricos (por exemplo, aumentar os lucros por meio do desenvolvimento de um novo produto) ou bastante específicos (por exemplo, reduzir os defeitos nos produtos em 10%  no próximo mês por meio de um sistema de incentivos).

            Em todos os caso, os gestores são responsáveis pela coleta e análise de informações em que os planos são baseados, pelo estabelecimento dos objetivos a serem atingidos e pela decisão sobre o que era executado.

v     Organizar »» É reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários ao atingimento dos objetivos. As atividades incluem atrair pessoas para a organização, especificar  responsabilidades por tarefas, agrupar tarefas em unidades de trabalho, ordenar e alocar recursos e criar condições tais que as pessoas e as coisas trabalhem juntas para alcançar o máximo de sucesso.

v     Liderar »» É estimular as pessoas a serem grandes executores. É dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionários, individualmente e em grupos. Liderar envolve o contato diário e próximo com as pessoas, ajudando a guia-los e a inspira-las em direção ao atingimento dos objetivos de equipe e organizacionais. Liderar ocorre em equipes, departamentos, divisões e no topo da totalidade das organizações. (Autocrático, Democrático, Liberal e Situacional)

v     Controlar »»Planos abrangentes, organizações sólidas e líderes destacados não garatem o sucesso. A 4ª função, controlar, monitora o progresso e implementa as mudanças necessárias.

       Quando os administradores implementam seus planos, sempre descobrem que as coisas não estão funcionando como foram planejadas. A função de Controlar assegura que os objetivos sejam atingidos. Ela pergunta e responde à questão “Nossos resultados estão consistentes com nossos objetivos?” E faz ajustes quando são necessários.

      As atividades específicas de controle são estabelecer padrões de desempenho que indicam o progresso rumo aos objetivos de longo prazo; monitorar o desempenho de pessoas e unidades pela coleta de dados de desempenho; fornecer às pessoas feedback ou informação sobre seu progresso; identificar problemas pela comparação entre dados de desempenho e os padrões; e executar ações para corrigir problemas. Fazer orçamento, sistemas de informações, corte de custos e ações disciplinares são apenas algumas das ferramentas do controle.

      As organizações “Bem-Sucedidas”, grandes e pequenas, prestam muita atenção na qualidade de sua atuação. Elas executam ações rápidas quando os problemas aparecem e são capazem de mudar assim que seja necessário.

Desempenhando Todas as Funções da Administração :  Alguns gestores são particularmente interessados, dedicados ou habilitados em duas destas quatros funções, mas não nas outras.

O gestor que não dedicar atenção e recursos adequados às quatro funções falhará. Poderá ser um Planejador e Controlador hábil, mas se Organizar seu pessoal inadequadamente, ou se falhar ao inspira-los par atuar em níveis altos, não será um gestores eficaz. Do mesmo modo também não é bom ser o tipo de gestores que adora organizar e liderar, mas que não compreende aonde vai ou se está na trilha certa. Os bons administradores não negligenciam nenhuma das quatro funções da administração. Sabendo quais são elas, é possível periodicamente perguntar a si mesmo se sua dedicação a todas elas está adequada.